績效面談要注意的事

EMBA雜誌編輯部/文

很多主管把績效評估當成一年一度討論員工表現的機會。其實，這是一個很大的誤解。
如果員工在年終時，才知道主管並不滿意他半年前的表現，或某個專案結束很久後，主管才表示肯定，這就白白損失了幫助員工改善績效的好機會。

管理顧問杜克（Laura Duke）最近在The HR Refresher雜誌指出，績效評估應該是一個持續的流程，而不是一年一度的大事。每月、每週，甚至每天，主管都應該讓員工知道他哪裡做得好，哪裡需要改善。年終績效評估不過是歸納之前討論的重點，不應該還有什麼出人意表的結果出現。

此外，在進行績效評估時，一個重要的原則是，向前看，而不是向後看。績效面談除了用來討論員工過去的績效，還應該為未來幾個月或一年設定目標。可以談一談員工想要進一步發展的領域，以及公司可以協助他如何達到這個目標。此外，還可以談談員工的這個職位，對於公司的整體目標有什麼幫助。

績效面談是一個雙向的對話。面談時，應該是一種非正式、輕鬆的氣氛，這麼一來，在談到薪資或職位的調整時，雙方才不會充滿焦慮和防禦。

對很多主管來說，績效面談時最困難的往往是，當員工對績效評估結果並不同意時，該如何面對員工的情緒。一些小技巧可以幫助主管面對這種狀況：

■當員工開始防衛和找藉口時：

‧傾聽他說的話，把他的話重點複述一次，保持中性的口氣，過程中，眼神始終看著他。
‧不要立刻嘗試解決員工提出來的問題。
‧以開放式的問題，請他講得更具體。
‧嘗試分析原因。「告訴我更多」、「你是怎麼下這個結論的？」問他會如何解決這個問題。

■當員工生氣了：

‧保持冷靜，眼睛注視對方。
‧傾聽他說的話，並且把他的話重點複述一遍。
‧讓他「發作」一陣子，一直到他能夠靜下來聽你講話為止。
‧讓討論的重點回到績效和標準上。
‧稱呼對方的名字，問開放式問題。

■當員工對於你的話沒有反應，或非常保留：

‧要有耐心，並且友善。
‧表示關心。
‧保持沈默，等他開口講話。
‧問開放式的問題。
‧鼓勵員工，告訴他你想要聽聽他的看法，這些看法對你很重要。