主管經：工作不能都在「救火」

作者：小倉廣/組織人事諮詢顧問公司Faithholdings及Faith總研董事長

在區別工作項目中相當知名的「緊急×重要分類法」，是將緊急、非緊急、重要、不重要的四大項目做工作分類，也是很多人都知道的有效管理時間方法。

「緊急又重要的事項」指的就是「賺錢」的工作。如果是業務的話，就是拜訪客戶；內勤的話，就是參加重要會議以及討論工作事項，這方面的工作會耗費掉一天之中大半的時間，以求獲得基本的工作利益。

「非緊急重要事項」指的就是沒有期限的工作。例如思考部門內的商品策略、改善並促進工作流程、栽培部屬等等，我把這些稱為「投資與預防活動」。

只要能夠做到這些事項，公司的未來必定更加光明。雖然這些都是能使未來接近理想目標的關鍵要素，卻經常令人難以著手，這就是「非緊急重要事項」。

相反的，「緊急卻不重要的事項」是屬於「應付」類工作，例如突然打來的電話佔用了你的工作時間、多了個預定外的拜訪行程、或準備上級緊急要求的資料等等；光是「應付」這些不重要卻意外飛來的工作，可能就得花上大半天的時間，所以如何減少這些工作時間是相當重要的。

其中最重要的要算是「非緊急重要事項」了，能夠切實著手這方面工作的人，就能比別人提早步上康莊大道，無法掌握的人，可能就必須度過忙碌不堪的每一天，工作會無限期地惡性循環下去。

一週一次的面談，能提醒部屬不要只著眼於緊急事項上，「投資與預防活動」的話題也就自然會增加。

如果只對部屬承諾「有什麼事可以找主管商量」，是無法把話題帶到「非緊急重要事項」上的，只會侷限在「緊急事項」上面，為了防範這一點，定期面談就更顯重要了。(本文摘自《交辦的技術：當主管就該懂的帶人訣竅》，大樂文化，2011年1月16日)